[Set Up Quán Cafe] 9 Bước Đầy Đủ Từ A – Z Cho Người Mới

Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán cafe cho riêng mình tự kinh doanh làm chủ nhưng lại lo lắng vì mình chưa có nhiều kinh nghiệm? Đừng quá lo lắng, bởi đa số những người chủ kinh doanh quán cafe hiện nay thành công đều bắt đầu với những kinh nghiệm ít ỏi hoặc thậm chí không có kinh nghiệm, nhưng họ vẫn thành công xuất sắc trong việc kinh doanh của mình.

Cùng tham khảo bài viết sau đây của Minh Tiến Coffee để có thêm những kinh nghiệm chuẩn bị thực hiện setup quán cafe của mình nhé!

Setup quán cà phê cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng để đảm bảo được kết quả tốt nhất

Tư vấn setup quán cafe cho người mới bắt đầu

Khi mới bắt đầu bắt tay kinh doanh quán cafe, hẳn ai cũng sẽ đặt ra câu hỏi chi phí setup quán cafe cần bao nhiêu và setup như thế nào thì hợp lý?

Đây là những câu hỏi chung thường thấy của những người mới bắt đầu kinh doanh loại hình dịch vụ này, họ chưa biết phải bắt đầu từ đâu. Minh Tiến Coffee xin chia sẻ với các bạn một số chi phí cần thiết như sau: Có 2 loại chi cần biết và nên có kế hoạch chi tiêu rõ ràng đó là chi phí cố định và chi phí duy trì. Nhìn chung thì để đầu tư setup quán cà phê sẽ khá tốn kém.

• Chi phí cố định bao gồm tiền cọc mặt bằng, tiền thiết kế và thi công nội thất ngoại thất, chi phí các vật dụng, chi phí thuê nhân công, mua máy móc….
• Chi phí duy trì gồm chi phí mặt bằng hàng tháng, tiền điện, nước, mạng, thực phẩm, lương nhân viên, chi phí marketing….

Chi phí setup quán cafe cần bao nhiêu?

1.  Chi phí cố định

a.   Chi phí mặt bằng

Ban đầu, chi phí mở quán cà phê là chi phí mặt bằng. Tùy thuộc vào mặt bằng bạn thuê hay địa điểm kinh doanh thì số tiền cần phải chi sẽ khác nhau.Tuy nhiên, vẫn cần tính thêm chi phí cải tạo, tu sửa quán theo phong cách, ý tưởng hướng tới các đối tượng khách hàng cụ thể. Nếu địa điểm thuê chưa có hệ thống điện nước, mạng thì cũng cần phải thêm chi phí cho khoản này. Cụ thể khoản chi cho thuê mặt bằng sẽ bao gồm các mục sau:

• Tiền thuê mặt bằng 1 năm
• Tiền trang trí, sơn sửa lại mặt bằng
• Lắp đặt hệ thống điện nước nếu cần

Mặt bằng là chi phí lớn đầu tiên cần phải nhắc đến khi setup quán cafe

b.   Chi phí trang thiết bị

Chi phí trang thiết bị quán cafe cũng là một hạng mục tốn nhiều chi phí. Bạn cần đầu tư một số tiền không nhỏ cho việc mua sắm các trang thiết bị như quầy pha chế, máy móc pha chế, máy xay cafe, bình hoặc máy đánh kem, bàn ghế…. Các vật dụng khác như cốc, chén, ly… Trong đó vẫn cần quan tâm nhất đến các thiết bị máy phải đảm bảo chất lượng để phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Các trang thiết bị thường có:

• Tủ lạnh
• Tủ mát
• Máy pha cafe
• Máy xay cafe
• Máy xay sinh tố
• Máy ép trái cây
• Máy pos thanh toán
• Bình nướng nóng
• Bàn ghế ở quán
• Cốc, ly, thìa…
• Hệ thống đèn chiếu sáng
• Dụng cụ vệ sinh quán

Các trang thiết bị của quán cafe cũng là một yếu tố chiếm chi phí không nhỏ trong chi phí setup quán cafe

c.   Chi phí mua nguyên vật liệu

Để bắt đầu kinh doanh, bạn cần phải mua sắm nguyên vật liệu ban đầu. Thường thì chi phí này không nên vượt quá 25 đến 40% doanh thu. Để kinh doanh quán cafe thì nhất thiết cần phải có các loại cafe, đường, sữa… bên cạnh đó là các loại nước, loại trái cây và một số đồ ăn vặt.

Nguyên vật liệu của quán cafe nhất định cần có cafe các loại, đường, sữa, các loại trái cây và một số đồ ăn vặt khác….

d.   Các loại chi phí cần thiết khác

Ngoài những khoản chi kể trên thì trong nhóm chi phí cố định vẫn còn nhiều khoản chi khác cụ thể như sau:

• Chi phí trả lương nhân viên: Nếu thuê nhân viên thì bạn cần bỏ ra một số tiền để trả lương cho nhân viên trong những tháng đầu chưa có lợi nhuận. Mức lương sẽ dao động khoảng 4.000.000 đến 5.000.000 đồng/người/ca tùy theo loại hình công việc.
• Chi phí trang trí quán gồm các vật tư decor quán như cây cảnh, tranh, tivi, loa…

2.  Chi phí duy trì quán

Để có thể duy trì ổn định trong vòng 3 tháng ổn định dù chưa có doanh thu thì cần có quỹ dự phòng lưu động từ 50 triệu đến 80 triệu đối với quán cafe nhỏ và vài tỷ đối với các quán cafe lớn.

• Các chi phí cần thanh toán hàng tháng như điện, nước, quà tặng, wifi…
• Chi phí phát sinh: có thể có rất nhiều khoản phát sinh không thể lường trước được như việc cần in lại thực đơn, đồng phục cho nhân viên, xử lý cháy nổ, rác thải, các thiết bị hỏng…

Ngoài chi phí cố định, chi phí duy trì cũng cần được lưu ý để có sự chuẩn bị chu đáo cho hoạt động của quán cà phê trong tương lai

Quy trình setup quán cafe

1.  Setup quán cafe dựa trên chi phí đầu tư và mục tiêu kinh doanh

Rất nhiều người nói rằng họ kinh doanh cafe vì sở thích và đam mê chứ không tập trung vào mục tiêu lợi nhuận. Tất nhiên dù ở bất kỳ ngành nghề nào cũng không thiếu những người có sẵn tiền, sẵn sàng chi tiền để thỏa mãn đam mê. Có thể hiểu đơn giản rằng những quán cafe này được mở ra theo sở thích hoặc phong cách của chủ quán.

Mặt khác, nếu ngay từ đầu xác định mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận thì bạn cần tính toán tỉ mỉ từng bước trong quá trình setup quán cafe của mình. Cũng như bất kỳ ngành kinh doanh nào khác, bạn nên có những phác thảo chi tiết về mục tiêu lợi nhuận để có thể đứng vững trước những khó khăn và phát sinh bất ngờ.

Setup quán cafe dựa trên mục tiêu kinh doanh là đối tượng khách hàng mà quán hướng tới cũng như mô hình của quán

2.  Xác định loại hình setup quán cafe

Để biết nên setup quán cà phê theo loại hình nào, bạn cần phải xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu bạn muốn hướng đến. Khách hàng sẽ là người trả tiền để nuôi sống quán bạn, vì vậy cần nghiên cứu thị trường và đối tượng khách hàng định hướng tới là điều đặc biệt quan trọng.

Ví dụ như cafe sách mở ra hướng tới đối tượng những người thích đọc sách và ưa thích không gian yên tĩnh. Cafe nhạc sống mở ra hướng tới những người yêu thích ca nhạc, tùy từng dòng nhạc sẽ có cách trang trí quán khác nhau.

Không gian một quán cafe sách

3.  Chọn mô hình quán, thuê mặt bằng và hoàn thiện các thủ tục pháp lý

Có 2 lưu ý đặc biệt quan trọng cần tránh với những người kinh doanh cafe chưa phải là thương hiệu nổi tiếng đó là mô hình cafe thưởng thức và cafe vườn.

Nếu như không phải có mặt bằng sẵn, bạn có thể phải bỏ ra số tiền rất lớn để chi trả cho các khoản chi phí cố định. Cafe thưởng thức thì thiên nhiều về chất lượng đồ uống, mặc dù đây là cách làm thương hiệu bền vững nhưng để hoàn vốn cần thời gian dài, chi phí ban đầu để học làm cafe chuyên biệt cũng rất lớn.

Cafe sân vườn sẽ có chi phí đầu tư ban đầu khá lớn vì vậy cần xem xét khả năng kinh tế trước khi quyết định đầu tư loại hình này

4.  Setup một quán cafe độc đáo với phong cách riêng

Đây là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một thương hiệu cafe. Sẽ thế nào nếu bạn mở quán cafe nhưng cách setup lại chẳng có gì đặc biệt khiến khách hàng chú ý, nhất là khi quán không có được vị trí đắc địa và chất lượng đồ uống cũng không quá nổi trội? Nhìn chung, với những thương hiệu mới thì việc làm cho khách hàng biết đến và nhớ tên quán mình là điều vô cùng quan trọng.

Quán cafe độc đáo sẽ gây được sự chú ý của khách hàng

5.  Xây dựng thực đơn đồ uống

Trước tiên, bạn cần lên được một danh sách các thức uống phù hợp với các đối tượng khách hàng mục tiêu. Ví dụ như quán cafe sách thì đồ uống ngoại chắc hẳn sẽ không được ưa chuộng; cafe văn phòng sẽ chuộng các thức uống hoa quả còn cafe nhạc Trịnh thì nên có hương vị riêng biệt thật ấn tượng… Dựa vào đó, các quán cafe có thể tìm và xây dựng cho quán mình một vài nguồn nguyên liệu ổn định để chuẩn bị cho thực đơn của quán.

Có rất nhiều quán để lại ấn tượng tốt cho khách hàng bởi menu đồ uống đặc biệt. Sự đặc biệt ở đây không riêng về thức uống, nội dung có thể sẽ giống với nhiều quán nhưng cách diễn đạt khác đi ít nhiều cũng khiến cho thương hiệu của bạn để lại ấn tượng hơn.

Thực đơn đồ uống giữa các quán có thể giống nhau về nội dung những cách diễn đạt khác đi cũng khiến khách hàng chú ý hơn

6.  Tuyển dụng và đào tạo

Đây cũng được coi là bước vô cùng quan trọng trong setup quán cafe. Hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất làm việc và hiệu quả công việc. Nếu như tìm được nguồn nhân lực sáng giá trong ngành, thương hiệu cafe của bạn chắc chắn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí đào tạo. Hơn nữa, đội ngũ trẻ đặc biệt là những người có đam mê sẽ thường cống hiến rất nhiều những ý tưởng độc đáo.

Chưa kể đến lợi ích của việc nhân sự gắn bó lâu dài sẽ không mất thời gian để tuyển mới, hòa nhập, làm quen môi trường, văn hóa chung. Người ta ước tính cứ mỗi lần tuyển dụng thất bại sẽ làm tổn thất thêm 3 tới 6 lần thu nhập hằng năm trả cho một nhân viên đó. Như vậy, trong bất kỳ ngành nghề nào, chúng ta nên có kế hoạch tuyển dụng phù hợp với chiến lược phát triển chung.

• Tuyển dụng đội ngũ nhân viên và đào tạo pha chế cũng như cách phục vụ nhằm làm hài lòng khách hàng, xử lý nhanh các tình huống.
• Đào tạo nhân viên thu ngân, order, người quản lý…

7.  Setup hệ thống quản lý quán cafe

Nếu có nhân viên tốt nhưng hệ thống quản lý lại yếu kém thì sẽ khó giữ chân được người giỏi. Trong quy trình setup quán cafe, hệ thống quản lý có vai trò rất quan trọng, cụ thể có những công việc như sau:

• Xây dựng nội quy, quy chuẩn cho từng bộ phận nhân viên, KPI, thưởng phạt rõ ràng.
• Form mẫu và bảng biểu hay báo cáo công việc theo tháng, quý.
• Đào tạo các nhân viên cấp dưới xử lý nhanh các tình huống phát sinh trong thực tế.
• Setup hệ thống quản lý như các phần mềm hỗ trợ kinh doanh…

Nếu như hệ thống quản lý làm tốt và áp dụng được những tiến bộ của khoa học công nghệ thì chắc chắn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí cho quán, sử dụng hợp lý các nguồn lực và khai thác tối đa tiềm năng để đạt mục tiêu lợi nhuận.

8.  Khai trương quán cafe

Chịu sự ảnh hưởng lớn bởi văn hóa truyền thống Á Đông, người Việt ta rất xem trọng ngày giờ khai trương với hy vọng công việc thuận lợi, may mắn.

Các cửa hàng thường lựa chọn những ngày đẹp vào cuối tuần hoặc dịp lễ để tổ chức các hoạt động khai trương vì đây là cơ hội tốt để tận dụng thời gian nghỉ ngơi, mua sắm của mọi người.

Hình ảnh khai trương quán cafe

9.  Kế hoạch marketing

Quán cafe không nên bỏ qua một kế hoạch truyền thông hợp lý nhằm mục đích hướng sự quan tâm, chú ý của khách hàng tới quán. Có nhiều hình thức quảng cáo như phát tờ rơi, truyền thông bằng âm thanh, thuê quảng cáo trên các trang mạng xã hội…

Cần có kế hoạch truyền thông hợp lý

Không chỉ riêng setup quán cafe, bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào cũng đều nhận thấy được mức độ quan trọng của từng bước trong quy trình setup một hệ thống kinh doanh. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng sẽ khiến hoạt động kinh doanh gặp tổn thất. Vì vậy, với những người chưa có nhiều kinh nghiệm và có mong muốn setup được một mô hình kinh doanh cafe chuyên nghiệp có thể tìm hiểu đến các dịch vụ setup quán cafe.

Dịch vụ setup quán cafe là gì?

Dịch vụ setup quán cafe được hiểu là dịch vụ hỗ trợ, giúp đỡ cho các chủ quán xây dựng được cửa hàng của mình từ khâu bắt đầu đến khi quán tự vận hành được một cách trơn tru. Nó bao gồm các công việc cụ thể sau:

• Tư vấn lựa chọn địa điểm quán, mô hình quán
• Thiết kế, thi công quán
• Tư vấn, setup quầy bar
• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên ở các vị trí
• Xây dựng thực đơn đồ uống
• Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu và chụp ảnh sản phẩm
• Thiết lập hệ thống vận hành quán
• Chuyển giao trình trình quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân sự…

Dịch vụ setup quán cafe sẽ hỗ trợ tốt nhất cho những người mới khởi nghiệp còn thiếu kinh nghiệm

Quy trình triển khai dịch vụ setup quán cafe

1.  Tư vấn và setup không gian quán

• Tư vấn lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp với đối tượng khách hàng hướng đến và mức đầu tư
• Tư vấn lựa chọn địa điểm, mặt bằng kinh doanh
• Tư vấn thiết kế bộ nhận diện thương hiệu
• Thiết kế và thi công quán cafe

Tư vấn và thiết kế không gian quán độc đáo, ấn tượng

2.  Setup dịch vụ

– Thiết kế, thi công quầy bar

• Khảo sát địa hình và tư vấn về sự bố trí quầy bar sao cho phù hợp
• Thiết kế quầy bar 2D, 3D

– Xây dựng menu đồ uống:

• Lên thực đơn đồ uống và cập nhật những thức uống phù hợp
• Lên danh sách trang thiết bị và dụng cụ cho quầy pha chế
• Lên công thức pha chế chuẩn
• Tính giá vốn cho các món đồ uống và dự kiến giá bán
• Tính phần trăm lợi nhuận theo giá bán
• Lên danh sách các nhà cung cấp nguyên vật liệu pha chế có mức giá tốt

– Chụp ảnh sản phẩm và marketing

• Chụp ảnh đồ uống đặc trưng của quán phục vụ cho quảng cáo
• Chỉnh sửa và bàn giao ảnh sau khi chụp
• Tư vấn triển khai các kênh quảng cáo: Fanpage Facebook, các trang mạng xã hội ẩm thực

– Chuyển giao các quy trình quản lý và đào tạo nhân viên:

• Đào tạo nhân viên pha chế theo khóa học pha chế đồ uống chuẩn, đào tạo nhân viên thu ngân, phục vụ, đào tạo theo menu…
• Đào tạo nâng cao chất lượng dịch vụ của quán: Đào tạo cách đón và tiễn khách, quy trình order đồ, trả đồ uống, chăm sóc khách hàng, thanh toán và dọn đồ…

Đào tạo nhân viên các bộ phận

3.  Thiết lập hệ thống vận hành

• Setup hệ thống vận hành quán, phân chia nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận.
• Hỗ trợ một quản lý vận hành trong thời gian đầu vận hành quán
• Đào tạo các nhân viên xử lý tình huống thực tế

4.  Chuyển giao quy trình

• Chuyển giao hệ thống bảng biểu quản lý, đánh giá nhân sự
• Thiết lập và chuyển giao hệ thống bảng biểu quản lý kho

Chuyển giao quy trình, bảng biểu đánh giá nhân sự và quản lý tồn kho

Hy vọng với những thông tin mà Minh Tiến Coffee đã tổng hợp và chia sẻ trên đây về setup quán cafe sẽ giúp các bạn có thêm kinh nghiệm để trở thành người khởi nghiệp kinh doanh cafe hiệu quả, thành công. Hãy lưu lại và áp dụng trong thực tế nhé!

Tham khảo thêm :

Top #12 Quán Nhượng Quyền Thương Hiệu Cafe Siêu Lãi

[Từ A – Z] Kinh Nghiệm Mở Quán Cafe Cho Người Mới Bắt Đầu