Cách Quản Lý Quán Cafe Cho Người Mới Kinh Doanh (Siêu Hay)

Ngày nay, nhiều bạn trẻ lựa chọn khởi nghiệp với việc đầu tư mở quán cafe không còn là điều xa lạ. Việc mở quán cà phê không quá khó khăn, chỉ cần bạn có vốn và thêm một chút hiểu biết nhất định là đã có thể mở một quán cà phê cho riêng mình. Tuy nhiên, việc điều hành hay quản lý nó để có thể phát triển hiệu quả lại là điều không dễ dàng. Hiểu rõ nỗi lo này, Minh Tiến coffee sẽ chia sẻ cho bạn đọc biết cách quản lý quán cafe hiệu quả, hy vọng sẽ giúp ích được phần nào cho các chủ quán cà phê trong tương lai.

Quản lý quán cà phê như thế nào cho hiệu quả là câu hỏi mà nhiều chủ quán cafe quan tâm, cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để cập nhật thêm những thông tin hữu ích nhé!

Tiềm năng phát triển của ngành cà phê

Nhận thấy tiềm năng phát triển đầy triển vọng của ngành cà phê ở Việt Nam, người sáng lập TRG International – ông Rick Yvanovich đã phải mất đến 3 năm để thuyết phục hãng cà phê PJ’s nhượng quyền quản lý. Kết quả đã được ông chứng minh ngay 4 tháng sau đó, cửa hàng thứ hai tiếp tục được mở ra.

Một câu chuyện khác ở hãng cà phê The Coffee Bean & Tea Leaf – hệ thống này là chuỗi 15 cơ sở tại Hà Nội và TPHCM, người phát ngôn đại diện của thương hiệu cà phê này từng nói rằng “Chưa có nơi nào uống cà phê nhiều như ở Việt Nam”.

Như vậy có thể thấy được, sự bùng nổ của các chuỗi cà phê tại Việt Nam và chắc chắn nó sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh hơn nữa.

Đây là câu chuyện về các thương hiệu cà phê ngoại trên đất Việt.

Vậy, các thương hiệu cà phê trong nước Việt Nam, nhất là những thương hiệu mới, liệu có chỗ đứng hay đứng vững được không? Câu trả lời là Có! Mặc dù trên thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt nhưng thị phần ngành cà phê lớn và liên tục tăng, đây vẫn là lựa chọn kinh doanh ưu tiên cho các thương hiệu mới có thể khai thác. Mỗi quán cà phê lại được set up theo phong cách riêng, quy trình phục vụ khác nhau, vì vậy tất cả đều có tiềm năng phát triển.

Thực tế cho thấy, một loại những thương hiệu cà phê Việt Nam mới được mở ra và liên tục tăng cường sự hiện diện, không ngần ngại dành được thị phần từ tay các thương hiệu cà phê lớn, trong số đó phải kể đến: Phúc Long, Saigon Cà Phê hay Trung Nguyên.

Đại diện của Phúc Long chia sẻ: “Chúng tôi không hề e dè các thương hiệu cà phê nước ngoài, bởi chúng tôi có phân khúc khách hàng ổn định khi nhắm đến đối tượng chính là những người trẻ với sự ưu tiên về chất lượng phục vụ và giá cả hợp lý”.

Hình ảnh Làng cà phê Trung Nguyên ở Buôn Ma Thuột

Tiêu chí quản lý

Cách quản lý quán cafe cũng không khác việc điều hành các mô hình kinh doanh khác. Tuy vẫn có đôi chút khác biệt về tính chất của công việc nhưng muốn đạt được thành công luôn có chung các tiêu chí mà người quản lý các quán cà phê cần phải nắm rõ.

1. Đặt khách hàng là trung tâm

Cho dù bạn có quán cà phê đẹp và độc đáo đến cỡ nào đi chăng nữa, nếu bạn không có cho mình một lượng khách hàng cụ thể thì rất khó để quán cà phê của bạn có thể tồn tại. Theo xu thế kinh doanh các quán cà phê hiện nay chủ yếu hướng vào hai phân loại đối tượng khách hàng cụ thể: hoặc là những người trẻ tuổi, hoặc là những người ở độ tuổi trung niên.

Những người trẻ thì họ thường tìm đến những quán cà phê có thiết kế bắt mắt, được trang trí mới lại đáp ứng được nhu cầu chụp ảnh sống ảo, hay vui vẻ cùng bạn bè, hoặc thư giãn trong một không gian đẹp. Ngược lại, đối với đối tượng khách hàng trung niên thì họ lại quan tâm đến chất lượng đồ uống và dịch vụ phục vụ khách hàng chuyên nghiệp, nhanh chóng. Muốn tìm hiểu cách quản lý quán cafe, bạn nên nhớ rằng mọi quyết định đều cần hướng đến khách hàng, coi khách hàng là trọng tâm.

Hãy coi khách hàng là trung tâm để phục vụ một cách chu đáo nhất

Hãy làm những điều sau đây để gây ấn tượng hơn với khách hàng:

• Phục vụ thêm nước mát

Mọi khách hàng đều thích nhận được sự quan tâm. Và tất cả chúng ta cũng đều thích những thứ không mất phí. Chỉ đơn giản như mời khách hàng một ly nước mát trong thời gian chờ đợi đồ uống chính, chắc chắn họ sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện của quán.

Thêm một ly nước mát trước khi đồ uống chính được đưa lên sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều trong khi chờ đợi.

• Kiên nhẫn đợi khách gọi đồ

Quán cà phê là nơi được khách hàng lựa chọn để trải nghiệm và thư giãn. Vì vậy đừng tỏ ra sốt ruột khi chờ khách gọi đồ lâu. Thay vì vậy, hãy cho khách hàng một vài gợi ý về đồ uống, tư vấn cho họ biết đâu là thứ đặc trưng của quán, món nào sẽ phù hợp với mong muốn, nhu cầu của họ. Làm như vậy không những giúp khách hàng lựa chọn được đồ uống nhanh hơn mà còn khiến họ cảm nhận được sự chu đáo, nhiệt tình tại quán của bạn.

Hãy cho khách hàng những lời tư vấn hay những sự gợi ý chọn đồ giúp khách hàng có sự lựa chọn nhanh chóng mà vẫn vui vẻ, thoải mái

• Dắt xe cho khách

Thông thường, các quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe ra vào cho khách. Tuy nhiên, nếu quán bạn chưa có đội ngũ bảo vệ và bạn đang rảnh rỗi, bạn có thể tự tay dắt xe cho khách. Chắc chắn hành động này sẽ khiến khách hàng cảm động vì sự lịch thiệp của bạn và ghi điểm tốt trong mắt khách hàng.

Hành động nhỏ này thôi cũng khiến khách hàng có ấn tượng tốt về quán của bạn

• Hãy nhớ tên khách hàng thân thiết

Theo nghiên cứu về tâm lý học, tên gọi của mỗi người là thứ âm thanh mà họ thích nghe nhất. Khi khách hàng được nhân viên nhớ tên, thậm chí là nhớ được sở thích, thói quen của họ, chắc chắn vị khách đó sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó lâu hơn với thương hiệu của bạn. Chẳng hạn như: “Chào chị A, hôm nay chị vẫn muốn dùng sinh tố bơ như mọi khi chứ ạ?”. Họ sẽ chẳng e ngại mà giới thiệu quán cafe của bạn ngay cho bạn bè, người thân.

Khách hàng sẽ cực kỳ thích thú nếu mỗi lần ghé quán của bạn mà được nhớ tên cùng sở thích đồ uống của họ.

2. Thường xuyên cập nhật thêm những loại đồ uống mới

Nếu một quán cà phê chỉ sử dụng một menu duy nhất trong một khoảng thời gian dài sẽ dễ tạo cho khách hàng sự nhàm chán. Muốn biết quản lý quán cà phê như thế nào cho hiệu quả thì chủ quán cũng nên tìm hiểu khẩu vị của thực khách để có sự điều chỉnh sao cho phù hợp. Thường xuyên cập nhật thêm các đồ uống mới, hoặc thử thêm nhiều cách pha chế các loại đồ uống cũ theo cách thức khác nhau, hay có thể sử dụng thêm các loại dụng cụ khác để bày trí đồ uống… như vậy sẽ tạo cho khách hàng cảm giác tươi mới hơn để có thể níu chân họ đến quán nhiều lần sau đó.

Thỉnh thoảng, quán cà phê của bạn cũng nên được làm mới bằng cách thay đổi menu hoặc cách bày trí, sắp xếp… như vậy sẽ không tạo cho khách hàng sự nhàm chán mỗi lần ghé qua

3. Luôn quảng cáo để khách hàng ghi nhớ

Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì quảng cáo hình ảnh và thương hiệu riêng của quán mình là điều không thể bỏ qua. Có nhiều chủ quán cà phê lựa chọn cách quảng cáo cho quán của mình thông qua các trang mạng xã hội như facebook, instagram hay báo điện tử… Thông qua những cách đó, quảng cáo này sẽ gợi nhớ cũng như kích thích sự tò mò và thu hút khách hàng mới tìm đến quán của bạn.

Hiện nay, có hai cách phổ biến để quảng bá thương hiệu quán cà phê của bạn thu hút nhiều người biết đến như:

• Mạng xã hội: Sử dụng những fanpage thương hiệu riêng, thường xuyên đăng bài, cập nhật thông tin, duy trì tương tác với khách hàng để họ biết đến thương hiệu của bạn như một người bạn gần gũi bên cạnh họ. Nội dung viết bài khá đa dạng: các bài viết về sản phẩm, review của khách hàng, không gian mới mẻ của quán, những nội dung giải trí vui vẻ, những chương trình khuyến mãi hay những hoạt động cập nhật của quán…
• Kênh đối tác: hiện nay có rất nhiều các bên thứ ba cung cấp những dịch vụ review về đồ ăn, thức uống hoặc vận chuyển đồ ăn… Mỗi kênh này đều có khả năng tiếp cận được số lượng người dùng rất lớn. Nếu khách hàng của bạn cũng trùng với lượng khách hàng của những kênh này, bạn có thể tận dụng cơ hội hợp tác, đăng các sản phẩm của mình lên để có thể thu hút thêm được nhiều khách hàng mới.

Sử dụng các cách quảng cáo để có thể tiếp cận được nhiều khách hàng hơn

4. Thực hiện các chương trình khuyến mãi, tri ân

Tâm lý nói chung của người Việt ta đều thích những món đồ khuyến mại hay giảm giá. Chính vì vậy, việc quán cafe của bạn thường xuyên cập nhật những hình thức khuyến mãi, thẻ tích điểm sẽ tạo động lực cho khách hàng lui tới quán thường xuyên hơn, tăng sự gắn bó của khách. Tuy nhiên, để đảm bảo về doanh thu và chi phí hoạt động quán thì thời gian khuyến mãi cũng được nhiều chủ quán cà phê quan tâm.

Một chương trình khuyến mãi, tri ân hiệu quả cần đáp ứng được 3 yếu tố sau: đúng đối tượng, đúng nội dung và sử dụng đúng kênh truyền tải. Nếu xác định chương trình khuyến mãi tri ân cho những khách hàng lâu năm, người quản lý quán cà phê nên có thông tin của những khách hàng này như: tên, tuổi, số điện thoại, số lượt ghé quán, số tiền chi tiêu… Những thông tin này càng chi tiết thì bạn sẽ càng tiếp cận được đúng đối tượng. Bạn có thể theo dõi những thông tin này qua các phần mềm quản lý quán cà phê và những ứng dụng để chăm sóc khách hàng.

Những chương trình khuyến mãi thường nhận được nhiều sự quan tâm của khách hàng

5. Luôn hướng tới sự chuyên nghiệp

Muốn hướng tới sự chuyên nghiệp, chủ quán cafe cần chú ý những điều sau:

• Đảm bảo vệ sinh

Bất kỳ khách hàng nào cũng không muốn uống những cốc hay chén bẩn hoặc phát hiện những sợi tóc hoặc vật lạ trong ly nước. Một quầy bar bừa bộn cũng tạo cho khách hàng có ấn tượng xấu về quán. Những điều mà người quản lý cần chú ý để cải thiện: luôn rửa sạch cốc, ly; giữ nơi pha chế luôn sạch sẽ; thường xuyên vệ sinh dụng cụ pha chế… Ngoài ra, còn phải chú ý đến không gian quán cafe cũng như bàn ghế phải được lau chùi và sắp xếp gọn gàng.

Vệ sinh quán sạch sẽ giúp cho khách hàng có trải nghiệm tốt hơn khi sử dụng dịch vụ tại quán

• Thái độ niềm nở

Hãy luôn nhiệt tình, thân thiện khi khách đến và nói lời cảm ơn, cúi chào khi khách rời đi. Đây chỉ là những hành động nhỏ nhưng lại thể hiện được cách ứng xử có văn hóa của quán các bạn.

Thái độ phục vụ cũng quyết định phần lớn suy nghĩ của khách hàng có mong muốn quay lại quán hay không vào những lần sau đó

• Thanh toán nhanh chóng và chính xác

Thanh toán là bước gần như cực kỳ quan trọng trong quá trình gây ấn tượng với khách hàng. Dù đồ uống của quán có ngon đến mức nào và phục vụ chu đáo ra sao, nhưng khâu thanh toán mà gặp vấn đề, khách hàng sẽ phải ra về với tâm trạng không được thoải mái, ấn tượng để lại sẽ rất xấu. Hãy làm cho phần thanh toán trở nên dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng.

Tạo ấn tượng tốt với khách hàng với bước thanh toán nhanh chóng, tiện lợi, dễ dàng

6. Tránh những lỗi phục vụ sơ đẳng:

• Thu dọn bàn ghế khi khách hàng chưa sử dụng xong

Có nhiều trường hợp khách hàng chưa kết thúc hẳn việc dùng đồ uống của mình tuy nhiên lại có việc cần ra ngoài nghe điện thoại, đi vệ sinh hoặc không để ý. Sẽ thật bất lịch sự nếu khách vẫn còn muốn dùng tiếp đồ uống mà nhân viên lại dọn mang hết đồ của họ đi. Đôi khi, nhân viên quán chỉ có ý định giúp khách thu dọn những đồ không còn dùng đến. Nhưng tốt nhất hãy xin phép thực khách trước khi bạn dọn đồ.

Hãy xin phép thực khách và khi nhận được sự đồng ý mới tiến hành dọn đồ. Như vậy sẽ khiến chất lượng phục vụ của quán được nâng lên và tránh những trường hợp bất tiện có thể xảy ra

• Thiếu chủ động hướng dẫn chỗ ngồi cho khách

Nhiều trường hợp khách đến quán lần đầu tiên, họ chưa biết được cách bài trí của quán và sẽ rất lúng túng khi lựa chọn chỗ ngồi phù hợp. Hay có nhiều tình huống khách đi một nhóm đông, cần có một không gian đủ rộng để có thể thoải mái sử dụng dịch vụ, những trường hợp như vậy rất cần đến sự giúp đỡ của nhân viên phục vụ quán. Với các quán hoạt động theo hình thức table-service, một dịch vụ chuẩn là khách hàng cần được đón tiếp từ cổng vào và được đưa vào tận bàn.

Một dịch vụ chuẩn là khách hàng phải được đón tiếp từ cổng cho tới khi vào bàn

• Hãy phục vụ nhiệt tình kể cả khi quán sắp đóng cửa

Có nhiều quán cà phê thường có thái độ phục vụ kiểu “đuổi khách” khi khách đến vào thời gian quán sắp nghỉ. Dù cho khách đến vào giờ nào thì họ vẫn là thượng đế và cần được phục vụ như bình thường. Đây là cách quản lý quán cafe mà những người quản lý nên nhắc nhở nhân viên của mình chăm chút cho những vị khách cuối cùng này. Họ đến quán sử dụng dịch vụ và cũng trả bằng số tiền so với những vị khách khác, ngược lại không hề chiếm chỗ trong giờ cao điểm. Vì vậy, họ không xứng đáng với thái độ phục vụ không đúng chuẩn, thiếu chu đáo hay những điều phát sinh do đến cuối cùng.

Thái độ phục vụ nhiệt tình ngay cả với những vị khách cuối cùng

• Phản hồi, phục vụ chậm

Cách quản lý quán cafe  vào giờ cao điểm cũng là một trong những kỹ năng mà người quản lý cần lưu ý. Để tránh xảy ra trường hợp khách hàng phải gọi đồ từ 3 đến 4 lần mới được phục vụ hoặc nhân viên mang nhầm đồ cho khách.

Giờ cao điểm thường rất đông khách, hãy có những cách quản lý quán cafe hiệu quả để không xảy ra những tình huống làm mất lòng hay để lại ấn tượng xấu của khách hàng đối với quán

Quy trình quản lý quán cà phê hiệu quả

Sơ đồ quản lý quán cafe

Để quản lý quán cafe có hiệu quả, cần hiểu rõ về quy trình quản lý quán cà phê như sau:

1. Quy trình quản lý tài chính

Vấn đề đầu tiên mà mỗi người kinh doanh (đặc biệt là người mới kinh doanh) cần chú ý, đó là cân đối tài chính. Tài chính có ổn định thì mới có thể tiếp tục duy trì và phát triển hoạt động hiệu quả của quán cafe.

Trong quản lý tài chính cần chú ý những vấn đề cụ thể sau:

Quản lý nguồn thu

Có khá nhiều trường hợp có thể xảy ra đối với nguồn thu của quán cafe như:

• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực
• Nhận tiền của khách nhưng không ghi lại, đưa lại
• Quán đông khách nhưng thu tiền nhầm, thu tiền thừa hoặc thiếu của khách
• Quá quá đông, nhân viên quên thu tiền của khách.

Vì vậy, đối với quy trình quản lý quán cafe để đạt được hiệu quả nhất, người quản lý nên phân công ghi chép đầy đủ từng khoản mà nhân viên thu ngân thu được hàng ngày để đối chiếu.

Hoặc người quản lý có thể trang bị cho hệ thống quán của mình máy tính tiền điện tử, điều này vừa đơn giản trong quá trình khách hàng order đồ uống, vừa thuận tiện cho việc quản lý kiểm soát được số tiền thu về. Đồng thời, không nên thiếu camera giám sát tại bàn thu ngân để có thể nắm được các hoạt động của nhân viên, tránh những điều rủi ro không cần thiết xảy đến.

Quản lý  các khoản chi

Điều quan trọng nhất trong quá trình quản lý các khoản chi là người quán lý quán cafe phải biết cách chi tiêu sao cho hợp lý, tính toán, cân đối làm sao để các khoản chi được thực hiện một cách phù hợp nhất, cố gắng giữ cho nguồn vốn được ổn định.

Cách tốt nhất để những người quản lý có thể kiểm soát được vấn đề chi sao cho phù hợp là thường xuyên đối chiếu những khoản tiền thu chi của quán mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Làm như vậy, người quản lý sẽ dễ dàng đưa ra được những phân tích và quyết định đúng đắn hơn khi chi tiêu.

Quản lý tài chính bao gồm quản lý nguồn thu và quản lý các khoản chi. Hãy cập nhật những khoản thu chi tài chính này hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để có sự so sánh, đối chiếu, phân tích… Từ đó đưa ra những quyết định quản lý chính xác và hiệu quả

2. Quy trình quản lý nhân sự

Trong kinh doanh đồ uống, nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng. Thái độ phục vụ, chất lượng vệ sinh, tình trạng đảm bảo về chất lượng của đồ uống… là những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại quán cafe.

Vì vậy, người quản lý hãy đưa ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chi tiết và chặt chẽ cho từng bộ phận, mỗi bộ phận như thu ngân, phục vụ, pha chế hay bảo vệ…. đều cần có một bản nội quy thể hiện quyền hạn cũng như trách nhiệm của mình.

Việc phân công nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân sẽ khiến cho người quản lý quán cafe có thể dễ dàng đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên của quán, từ đó có thể đưa ra những sự sắp xếp sao cho phù hợp hơn. Và đừng quên những chương trình đánh giá nhân viên theo định kỳ hàng tháng, hàng quý để khen thưởng và phê bình hay xử phạt công bằng, như vậy sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc và trách nhiệm đối với công việc của mỗi cá nhân.

Trong quy trình quản lý quán cafe không thể thiếu quản lý nhân sự

3. Quy trình quản lý nguồn hàng, nguyên vật liệu

Việc quản lý nguyên vật liệu đầu vào là vấn đề tương đối khó khăn trong việc kiểm soát đối với mô hình kinh doanh đồ uống nếu người quản lý thiếu kiến thức và kinh nghiệm về pha chế. Đặc biệt đối với bộ phận bếp hay bộ phận quầy bar.

• Bộ phận bếp nếu định lượng sai khối lượng các nguyên vật liệu cần thiết sẽ gây ra những hậu quả nhất định. Đặc biệt ở ngành đồ uống, các nguyên vật liệu như hoa quả cần sự tươi nhất định, vì vậy việc định lượng thừa nguyên vật liệu sẽ gây ra tình trạng lãng phí, nếu định lượng thiếu sẽ dẫn đến tình trạng khi khách hàng cần đặt món thì lại hết đồ, làm ảnh hưởng đến uy tín của quán.
• Nhân viên pha chế định lượng về đồ uống, về công thức pha chế lúc thừa lúc thiếu sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến sự hài lòng về chất lượng đồ uống của khách hàng.

Cũng có nhiều trường hợp sau khi xem xét thu chi, người quản lý nhận ra lợi nhuận thu về lại thấp hơn so với dự kiến rất nhiều, mà nguyên nhân phát sinh lại do nguồn chi mua nguyên vật liệu quá lớn, đây có thể là do nhân viên bộ phận này đã cấu kết với nhau để ăn chặn khoản tiền này. Vì vậy, người quản lý cần phải tinh tế và có sự chú ý hơn đến vấn đề này vì nó khá nhạy cảm.

Quản lý nguồn hàng là vấn đề khá khó khăn, đòi hỏi người quản lý phải tinh tế và có sự chú ý hơn…

4. Kiểm soát hàng hóa, kho hàng

– Kiểm kho 1 lần định kỳ hàng tuần (thường thực hiện vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.

– Đối chiếu số liệu kiểm kho thực tế với số liệu trên File quản lý để đánh giá.

Cần kiểm soát hàng hóa, kho hàng định kỳ

5. Kiểm soát thông qua các bản báo cáo, phân tích

• Báo cáo doanh thu tổng kết theo ngày/ theo tháng/ theo năm.
• Báo cáo chi phí chi tiết: theo danh mục chi phí
• Báo cáo về vấn đề thất thoát: mất mát, đổ vỡ,hàng hóa hỏng…

Dựa trên những báo cáo này để có thể nắm được tỷ trọng với doanh thu như lương nhân sự, nguyên vật liệu, khấu hao… để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.

6. Quy trình phục vụ

Để quán cafe có thể hoạt động một cách trơn tru, chuyên nghiệp cần phải xây dựng quy trình phục vụ rõ ràng, nhằm giúp các bộ phận khác nhau có thể thực hiện công việc một cách logic, nhanh chóng, tránh tình trạng phục vụ lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp khi thực hiện tiếp đón khách hàng. Dưới đây, Minh Tiến Coffee sẽ gửi tới bạn đọc những bước trong quy trình phục vụ quán cafe cơ bản như sau:

Khách hàng gọi đồ uống, món ăn

Nhân viên phục vụ của quán tiến hành yêu cầu gọi món ăn/đồ uống của khách hàng. Cần chú ý trong phiếu gọi đồ cần có đầy đủ các thông tin như: người lập phiếu, tên đồ ăn, đồ uống, số lượng, số bàn… để tiện cho quá trình rà soát, kiểm tra.

Nhập thông tin khách hàng lên phần mềm và in phiếu

Nhân viên phục vụ mang phiếu gọi đồ ăn tới quầy thu ngân, nhân viên bộ phận thu ngân sẽ tiến hành nhập thông tin lên phần mềm, sau đó in phiếu pha chế. Tiếp theo, bộ phận pha chế sẽ tiến hành pha đồ uống

Giao đồ uống cho khách

Nhân viên của quán sẽ tiến hành kiểm tra đồ uống trước khi được mang lên cho khách cùng những dụng cụ hay vật dụng kèm theo, sau đó đưa tới cho khách hàng.

In phiếu thanh toán cho khách và tiến hành thu tiền

Sau khi nhận được yêu cầu thanh toán của khách hàng, tại quầy thu ngân, nhân viên sẽ in phiếu tính tiền theo số bàn, cần kiểm trả kỹ lại bill xem đã chính xác hay chưa trước khi đưa cho khách hàng thanh toán

Quy trình phục vụ khách hàng: Khách gọi đồ – Nhân viên nhập thông tin khách hàng và in phiếu – Giao đồ uống cho khách – In phiếu thanh toán và thu tiền

7. Quản lý menu của quán

Một vấn đề không kém phần quan trọng mà người quản lý quán cafe cần quan tâm đó là menu đồ uống của quán. Chúng cần phải được cập nhật thường xuyên những món mới theo xu hướng mới, nhằm đảm bảo mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. Hơn nữa,việc thay đổi và nắm bắt được các xu hướng mới sẽ giúp quán của bạn có chỗ đứng vững chắc hơn trên thị trường cafe có tính cạnh tranh cao như hiện tại. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng nên tiếp thu những góp ý, đóng góp, phản hồi của khách hàng để có thể nâng cao chất lượng đồ uống cũng như cách thức phục vụ của nhân viên để làm vừa lòng khách hàng hơn

Menu quán cafe nên được thay đổi, cập nhật để bắt kịp được những xu hướng mới

Lý do khiến khách hàng không quay trở lại quán mà người quản lý cần biết

Chất lượng cà phê không đạt kỳ vọng của khách hàng

Không có vị khách hàng nào muốn nhận được một ly cafe nhạt nhẽo và vô vị. Họ đi thưởng thức cafe trước tiên là để tận hưởng, nhâm nhi được một ly cafe đúng chuẩn, được pha chế cầu kỳ, thơm ngon. Đặc biệt là chúng không bị trộn lẫn với bất kỳ hóa chất nào khác như thuốc tây để tạo độ đắng, bắp, đậu nành… Bởi vì làm như vậy vừa làm mất đi vị đắng đặc trưng của cafe nhưng quan trọng hơn cả là sức khỏe của khách hàng cũng bị đe dọa. Chắc chắn sẽ không có vị khách nào muốn quay lại nếu sản phẩm cafe của quán bạn như vậy.

Khách hàng mong muốn nhận được một ly cafe thơm ngon, được pha chế cầu kỳ, để họ có thể nhâm nhi, thưởng thức chúng

Giá cả cao hơn giá trị nhận được

Tại sao có nhiều ly cafe có giá lên đến 80.000 hay 100.000 như ở Shin Coffee hay Starbucks,… mà nhiều khách hàng vẫn lựa chọn đến đó? Trong khi có nhiều cửa hàng giá chỉ bằng ⅓ mức giá đó nhưng lại không thu hút được khách hàng? Vấn đề nằm ở giá cả và giá trị họ mang đến cho người sử dụng tương xứng nhau. Khách hàng không ngại chi trả thêm nhiều tiền hơn nếu ly cafe mà họ nhận được thật sự thơm ngon và chất lượng đúng như những gì họ mong đợi. Bởi vậy, khi xây dựng kế hoạch mở quán cafe, chính sách giá cần phải được cân nhắc, tính toán thật kỹ lưỡng và đưa giá mức giá phù hợp với sản phẩm mà cửa hàng cung cấp.

Giá của ly cafe phải tương xứng với giá mà họ nhận được khi họ lựa chọn sử dụng dịch vụ tại quản của mình

Phục vụ quá chậm hoặc nhầm

Ở nhiều nơi, vào những giờ cao điểm, nhân viên bị quá tải, không thể phục vụ các mong muốn của khách hàng ngay lập tức hay thường order sai món cho khách hàng. Nếu như điều này liên tục xảy ra, khách hàng sẽ phàn nàn và khó chịu về cửa hàng của bạn dù chất lượng cafe có tốt đến đâu đi chăng nữa. Để giải quyết được tình trạng này, tốt hơn hết, quán cafe của bạn nên được trang bị thêm phần mềm quản lý như các đơn vị lớn, đây cũng là xu hướng mà đa số các doanh nghiệp trong ngành F&B đều đang hướng đến.

Phục vụ quá chậm hoặc order nhầm món nhiều lần sẽ gây cảm giác khó chịu cho khách hàng

Nhân viên thô lỗ, không chu đáo với khách

Là người quản lý, ngay từ khi tìm hiểu về cách quản lý quán cafe, bạn cần hiểu rõ được khách hàng cần gì từ quán cafe của bạn, và bạn thì cần gì từ đội ngũ nhân viên của mình? Hãy truyền đạt một điều gì đó thật rõ ràng, chi tiết đến toàn thể nhân viên. Có thể lựa chọn nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng bắt buộc phải có thái độ tốt. Người phục vụ thì luôn cần phải sẵn sàng phục vụ khách hàng, giúp đỡ và hỗ trợ khách giải quyết những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và vui vẻ nhất. Phong thái chuyên nghiệp, lịch sự, ân cần của những nhân viên phục vụ sẽ tạo được thiện cảm, tăng mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại quán của bạn.

Luôn giữ thái độ niềm nở, vui vẻ, phong thái phục vụ chuyên nghiệp để tạo được thiện cảm với khách hàng

Cửa hàng mất vệ sinh

“Nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm” – Quán cafe cũng không ngoại lệ điều này. Sàn của quán nên được thường xuyên lau chùi sạch sẽ. Bàn ghế cần được sắp xếp một cách gọn gàng, ngăn nắp. Ly chén cần sự sáng bóng và có không gian quán thơm mát. Có như vậy, khách hàng mới muốn ở lại và thưởng thức cafe một cách thoải mái nhất, thay vì phải dè chừng nhiều thứ như trên?

Quán cafe cần được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng

Thông thường, câu đầu tiên khách hàng hỏi khi đến quán cafe là “Pass wifi ở đây là gì vậy bạn?”. Do vậy, wifi là yếu tố vô cùng cần thiết đối với mỗi quán cafe trong thời đại công nghệ như hiện nay. Hơn nữa, khách hàng càng ở lại quán lâu, sẽ càng phát sinh thêm nhiều nhu cầu khác như gọi thêm bánh hay nước…

Trong thời đại công nghệ như hiện nay thì wifi là thứ không thể thiếu ở mỗi quán cafe để phục vụ cho nhu cầu của khách hàng

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến cách quản lý quán cafe chi tiết mà Minh Tiến Coffee muốn chia sẻ cho những người đang có mong muốn sở hữu quán cafe của riêng mình. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với các bạn, giúp quán cafe của bạn có những bước đi ổn định và phát triển ngày càng bền vững hơn trong tương lai. Chúc các bạn thành công!